Dragos Smeu

Vorbeam într-un articol de anul trecut despre evoluția tehnologiei și că trăim vremuri nereglementate. Ajungem să fim puși în fața unui fapt împlinit și abia mai apoi ne gândim cum să îl reglementăm, cum să îl incorporăm în setul nostru de valori, obiceiuri, acțiuni de zi de zi.

La fel s-a întâmplat și în cazul video call-urilor după martie 2020. Dacă în trecut video call-urile erau mai mult pentru situații excepționale, pentru meeting-uri cu oamenii din țări sau măcar regiuni diferite, video call-urile au devenit un lucru cât se poate de recurent după declanșarea pandemiei. Am făcut video call-uri cu familia, prietenii, colegii de birou sau clienții. Nu am fost pregătiți pentru un val atât de mare de video call-uri, asta e sigur, dar nici din punct de vedere al modului în care ar trebui să ne comportăm într-unul. Nu mă refer aici la cele personale, unde libertatea de exprimare este nelimitată, ci mai degrabă în zona profesională unde în cazul meeting-urilor ‘de pe vremuri’ existau anumite cutume.

Ce cutume aveam în meeting-urile clasice? În primul rând să ne îmbrăcăm decent (și nu în pantaloni scurți sau pijamale), să nu întârziem (sau mai bine spus să ajungem cu 10 minute mai târziu și să dăm mereu vina pe trafic), să avem un contact vizual cu cei alături de care participăm la meeting-uri, să îi ascultăm activ când vorbesc, să nu începem să ne verificăm email-ul în timpul acelui meeting. Vă mai sună cunoscut? Vă mai aduceți minte cum era ‘pe vremuri’? 🙂

Totuși, vremurile s-au schimbat. La aproape 180 de grade aș putea spune. Asta înseamnă nu că am încetat să mai avem meeting-uri ci doar că am schimbat canalul; de la o cameră, un birou, o masă la care sunt mai multe persoane, față în față, la o conexiune pe Google Meet, Zoom sau altă platformă de video calls. Nu vorbim aici de cât de fucked up este această schimbare și de faptul că lucrurile nu sunt deloc la fel chiar dacă actul în sine e același: te întâlnești să vorbești cu o altă persoană. Este fucked up de la faptul că fără nicio pregătire intri în univesul intim al celuilalt până la faptul că nu poți vedea cu totul ceea ce el face și vezi doar 30% din non verbalul acelei persoane; asta evident dacă are camera pornită. Și după o introducere atât de lungă ajung și la subiectul acestui articol; nu, nu doar despre ați activa camera video în timpul video call-urilor ci mai degrabă despre bune mainere în video calls.

Bazele codului de bune maniere a apărut la curțile regale și în anturajul de pe lângă, la aristocrați și cărturari. Ceea ce poate ne spune că și noi ar trebui să fim early adpoters aici și chiar inovatori când vine vorba de bune maniere în digital. Cum spuneam, video call-urile au apărut în viețile noastre foarte abrupt, fără să existe o etapă de educare, de adaptare, de creare a unui set de reguli de bune practici și bune maniere cu privire la video call-uri. Departe de mine și gândul că acest articol ar face asta; este un blog personal, cu păreri, idei cât se poate de personale, deci subiective. Voi vorbi doar despre ceea ce cred eu că ar putea fi un set de bune practici (nu complet, nu comprehensiv) despre participare la video call-uri. E doar o perspectivă pe care o să încerc să o duc într-o comparație cu meeting-urile tradiționale.

1. Activează camera

Paricipi la un video call. Cu accent pe video; dacă nu ai vreo problemă tehnică (laptopul tău nu are cameră web) sau ești cu adevărat într-un loc de tranzit/temporar și nu ar fi cazul să îți activezi camera, atunci ar trebui să o ai mereu activată. Când aveai un meeting în 2019 cum făceai? Ne vedem, sigur, la ora 12.00 dar să știi că sala noastră de ședințe are un paravan pe mijloc. Tu vei fi de o parte, eu de cealaltă, dar e ok, că schimbăm idei amândoi în aceeași cameră. Cam la fel este și cu (ne)activarea camerei video. Da, lucrăm acum de acasă, dar asta nu înseamnă că trebuie să fim în pijama sau cu părul răvășit. Sau putem, dar asta înseamnă că și ceilalți care participă la video call ar putea vedea asta. Lucrăm de acasă dar ne îmbrăcăm în haine ‘de oraș’, ne pieptănăm și încercăm să ne uităm la cel cu care avem un dialog în acel moment.

2. Pregătește cadrul pentru meeting

Nu doar agenda întâlnirii, raportul sau lucrurile pe care vrei să le spui dar și lucrurile ce țin de un meeting video: cum arăt, cum arată spațiul în care țin acel meeting. Da, puțini din noi au o cameră dedicată biroului de acasă dar acest work from home ține de peste 11 luni. În 11 luni ar trebui să te gândești la modul în care îți petreci cel puțin 1/3 din zi, chiar 50% din timpul conștient și să îți construiești un loc zen și care să transmită energie. Pentru că nu avem de ales; iar lucratul de pe canapea, pat sau alte locuri nepotrivite vor avea și reprecursiuni care se vor traduce în consultații la kineto. În plus, când vine vorba de un video call, parcă nu dă foarte bine să se vadă în colțul din dreapta jos colțul pernei.

3. Fii prezent în call

Am zis să nu dau un titlu negativ; titlul negativ ar fi fost: nu fă multitasking. Dacă participi la un meeting, chiar dacă este video, înseamnă să fii cu mintea, ochii și urechile acolo. Nu în acel timp să verifici un alt email, să dai scroll pe Facebook sau să faci un alt raport. La meeting-urile tradiționale, în momentul în care unul din oamenii prezenți începe să vorbească tu nu începi brusc să iei telefonul și să dai scroll pe Instagram. Sau dacă faceai asta, cu siguranță ceilalți erau deranjați de asta. Nu fi acea persoană. Dacă ai participat la un meeting în care nu ai spus nimic sau la care nu ai avut niciun input poate ar trebui ca la următoarea să nu mai participi; poate nu este cazul să paricipi, poate nu ajută să pierzi acel timp acolo. Sau poate this meeting should have been an email.

4. Ai grijă la microfon

Nu sta mereu cu microfonul pornit. Dacă vecinii tăi renovează și dau cu bormașina, nu trebuie toți din call să audă. Dacă participi la video call dintr-un spațiu deschis (ceea ce nu e tocmai recomandat) nu vrem să auzim vântul și noi. La fel și în cazul în care îți notezi pe laptop lucruri din acel meeting. Sunetul tastelor poate fi uneori foarte deranjant. Așa că pornește microfonul doar atunci când vrei să spui ceva. Sau, dacă vezi (nu, mai bine spus auzi) pe cineva că nu îți oprește microfonul, spune-i; poate nu își dă seama de lucrul acesta. Și asta mă duce la următorul punct..

5. Vorbește pe rând

Spre deosebire de întâlnirile tradiționale, în video calls e puțin mai greu cu vorbitul simultan. Gândiți-vă la un talk show politic în care fiecare vorbește unul peste celălalt și nu mai înțelegi nimic. La fel și aici. Există opțiunea de rise hand atât în Zoom cât și Teams sau Meet așa că folosește acea opțiune. Sau, dacă ai interolcutori experiementați, și activarea microfonului poate fi un semn că cineva vrea să spună ceva.

6. Meeting, nu date

Am renunțat să fumez de cam 6 ani. Nu mă deranjeză cei care fumeză, în contexte informale. Dar nu cred că este un semn de politețe în timpul unui meeting să fumezi sau să vap-smth. În primul rând este un lucru în afara stării de fapt deci primul pas ar fi să întrebi participanții la meeting dacă sunt ok cu asta iar mai apoi, poate ar trebui să folosești acea acțiune ca semnal de luat o pauză. După meeting fac o pauză și fumez o țigară. Sau beau un pahar de apă. Sau iau o gustare. Nu fumez în timpul meeting-ului, nu mănânc în timpul meeting-ului. Dacă este un meeting prea lung sau care se lungește destul de mult poate ar trebui să mă gândesc la de ce este atât de lung meeting-ul. Și așa ajung la următorul punct.

7. Timpul e același; și în meeting-urile tradiționale, și în video call-uri

Uităm de noi în video call-uri. Hei, eu sunt deja acasă, după video call-ul cu tine nu mai am nimic altceva de făcut, nu mă văd cu niciun prieten, nu ies pe nicăieri așa că nu e o problemă dacă meeting-ul stabilit de noi era de jumătate de oră și stăm o oră; sau în loc de o oră (deși este un meeting foarte lung cel de o oră) stăm o oră și 20. Pentru că pandemie, pentru că oricum în viața socială nu se întâmplă mare lucru, deci e ok să o lungim și mai apoi să spunem că nu avem timp sau că avem foarte multe de făcut. La fel ca în cazul meeting-urilor tradiționale, consturiește o agendă clară a meeting-ului, stabilește limitele temporare și respectă timpul tuturor celor implicați în meeting.

7 reguli. Nu sunt singurele, cu siguranță și nici nu înseamnă că aceste reguli nu le-a încălcat și eu uneori. Dar primul pas spre vindecare este conștientizarea problemei. Și în cazul în care altruismul este mai puternic, gândește-te că le faci și pentru ceilalți, nu doar pentru tine. E bine să fim întâi conștienți de ele și mai apoi, pe cât posibil să încercă să ținem cont de ele. Putem începe prin activarea camerei la următorul meeting. Eu sigur o voi avea activată 🙂

Acesta articol ar trebui să fie despre cât de important e shut down-ul; sper totuși să nu fi deviat prea mult. Nu e neapărat vorba despre burnout, un subiect destul de dezbătut (și e bine că se întâmplă asta) ci mai degrabă despre un lucru ce poți face pentru a nu ajunge acolo din perspectiva timpurilor în care trăim și muncim. 

Scriu acest articol și din nevoia proprie de shut down dar și din ceea ce am văzut în jurul meu, mai ales în anul acesta în care spațiile deschise le-am văzut doar prin Google Maps în Street View. Am petrecut (sau mai bine spus am stat) mai mult timp în casă, mai mult timp cu tehnologia, mai puține zile libere pentru că evadarea din cotidian nu prea s-a mai putut și iată-ne cum terminăm anul fără energie. Bun, asta pot să înțeleg, dar cum crezi că va începe noul an? Dacă nu luăm nicio acțiune în perioada aceasta, crezi că doar un 1 mai important, o primă zi din an și nu din lună sau săptămână ar rezolva problema? Puțin probabil. Și totuși, cum ajungem la această nevoie de shut down? Eu aș pune-o pe seama vremurilor. Și nu mă refer la contexul din 20 20 ci mai degrabă contextul în care trăim și ajungem să ne afundăm tot mai mult în ultimii ani. Trăim vremuri interesante. O replică pe care nu o pot suferi. Dar în contextul acesta cred că este oarecum potrivită; de aici pleacă și nevoia de shut down poate, pentru că trăim vremuri interesante din mai multe motive. 

1. Trăim vremuri nereglementate. 

Da, sună a libertate dar reglementările nu sunt mereu ceva rău, nu sunt neapărat o limitare a acțiunilor pe care le poți lua. Ci uneori reglementările te ajută să nu faci o prostie. Steagul roșu arborat de salvamari când sunt valuri prea mari ne spune ‘atenție, pericol de înnecare’; aceasta este o reglementare. La fel și semnul ‘atenție, gard electric’ îți spune că ar fi bine să nu pui mâna pe acel gard sau să nu încerci să îl sari. Putem privi aceste reglementări drept niște lucruri obligatorii – și nu ar fi tocmai plăcut minții umane – dar mai bine le putem spune  ‘recomandări care ne fac bine’. Trăim vremuri nereglementate din punct de vedere tehnologic. Nu știm când să ne oprim, nu avem bune maniere în ceea ce privește tehnologia, nu știm când să lăsăm telefonul din mână într-un context social, nu știm când să nu ne uităm la notificările primite și din păcate, în ceea ce privește lucrurile mai serioase, nu avem studii suficiente legate de fericirea noastră în bula tehnologică. 

2. Trăim vremuri cu multe acțiuni de brain

Un vecin mi-a spus acum ceva vreme că ‘munca aia pe care o faceți voi la birou, cu minte, nu-i sănătoasă. Păi când te oprești să te odihnești?’. Am râs amar și am mers mai departe; dar a zis un adevăr destul de dur pe care îl încercăm cu fiecare zi în care lucrăm de la birou. O pauză de 10 minute la fiecare 50 de minute. Câți dintre noi o luăm? Ia-ți o pauză de câteva minute pentru a privi un punct îndepărtat, ca să nu ai dureri de cap mai târziu și să nu îți afecteze privirea. Faci over time și spui că e ok, căci Netflix e pe același laptop. Dar creierul tău ce spune? Cât de tare gâfâie? Din păcate nu ne spune asta sau cel puțin nu ne spune pe moment.

3. Trăim vremuri cu o transmitere rapidă a informației

Cel mai puternic PC din anii 70 vs. aceeași tehnologie acum într-un stick mai mic decât o brichetă. Evoluția tehnologică a dus la hardware cât mai mic, cât mai slim dar dezvoltarea mult peste măsură a unei avalanșe comunicaționale. Câte mesaje primim pe zi? Pe mail, whatsapp, messenger, AWBurile de la curier (poate mai importante decât orice alt mesaj), statusuri, organice sau paid, bannere, tot. Poșta electronică este acum un chat instant în care se transmit mesaje în timp real. Care e timpul în care să răspunzi la un mail? O oră, o zi, două…? Dacă răspund la un mail peste o săptămână? Așa ceva clar nu se poate. Evoluția tehnologiei a dus la un nivel al comunicării în care îți este poate greu să îi faci față. Și nu ești singurul. Și eu mă simt la fel.

4. Trăim vremuri cu concepte noi

Precum FOMO. Nu, nu newsletter-ul foarte bun pe care îl trimite Manafu în fiecare lună cu super info despre digital. Ci despre fear of missing out. O anxietate pe care o simțim atunci când apare o nouă notificare, un nou mesaj, un nou mail, un nou nimic de multe ori. Dar trebuie să îl citim, să vedem despre ce este vorba. Altfel… Altfel nu știm ce se întâmplă. Hooked aș spune că este cuvântul și pare că ne învârtim într-o mlaștină a pseudo-știrilor. O notificare ar trebui să fie o știre dar am ajuns într-un punct al fast-news-ului care pleacă și de la notificările primite, multe dintre ele fără esență. Și totuși, ne mai bucurăm la o notificare? Cred că bucurie e mult spus; poate doar nu ne întristăm să vedem zero notificări. E la fel ca purtarea unei perechi de pantofi care te bate; te doare, deranjează destul de tare iar atunci când îi dai jos te simți în al 9lea cer. Dar de fapt doar ești aproape de starea ta normală, fără durere. Poate așa este și cu acest vortex al notificărilor de orice fel.

Trăim vremuri interesante. Și totuși, ce poți face? Cum te poți proteja? Dă-ți shut down. Închide laptop-ul. Închide work profile-ul de pe smartphone. Oprește-ți notificările pe canalele unde te pot căuta colegi/clienți. Uită de ei câteva zile (legate) pentru o curățare mentală mai puternică. Fă altceva cu acel timp: mănâncă, citește, vorbește cu prietenii apropiați, meditează, desenează, dormi. Orice îți faci plăcere, orice te ajută să te deconectezi. 
Le-am cerut colegilor mei chiar dacă sunt la primul job să își ia un concediu legat de 2 săptămâni. Probabil că vor avea un spoiler pentru anul viitor dar aceasta va fi una din reglementările interne pentru o sănătate mentală cât mai bună. E important să îți dai shut down nu doar atunci când simți că nu mai poți ci și atunci când vrei să te bucuri și mai mult de viață. Nu e ușor să îți dai shut down. Nu o vei face repede. Nu o vei face imediat. Te vei uita la telefon, la laptop și gândul îți va pleca iar către mail-uri, task-uri, discuții. Dar rezistă tentației și fii sigur că o săptămână nu va arde nimic. Totul va rămâne în picioare și când va fi să te întorci la treabă lucrurile te vor aștepta cuminți la locul lor. 

Trăim o perioadă foarte interesantă. Tehnologie nereglmenetată, lucrăm uneori 9,10, 12 ore și credem că nu ne afectează, avem parte de multă informație, prea multă, prea rapidă și ajungem să fim dependenți de notificări chiar dacă ele sunt personale sau profesionale. Suntem dependenți de ceea ce facem, de mediul în care trăim iar anul acesta nu ne-a ajutat deloc. Ne-a ținut mai mult în case, mai aproape de tehnologie, mai legați de șiroi (cum sună șiroi) acesta comunicațional. Și din păcate nu avem niciun salvamar prin preajmă care să ridice steagul roșu și să ne spună că ar trebui să stăm liniștiți pe plajă. 

Începe prin a-ți lua o pauză acum de sărbători. Propune-ți pentru anul următor măcar un concediu de 2 săptămâni legate în care să îți dai shut down de la task-urile zilnice și să încerci să faci altceva. Nu mai pune presiune pe tine și ia-ți o pauza pe care o meriți.

Nu știu voi, dar eu îmi propun pentru 2021 să am un an cât mai chill.